Llamadas también “Ruedas de Prensa” son actividades en las cuales “varios periodistas, a veces muchos, participan en una sesión de preguntas y respuestas, abierta y libre”
Las Conferencias de Prensa son herramientas de la Comunicación Social , utilizadas normalmente por fuentes oficiales o gubernamentales para dar a conocer proyectos, decisiones o acciones de suma importancia o interés social.
Conferencia de Prensa
- Como organizador debe preguntarse:
- ¿Vale la pena?(muchas veces no, debe ser de interés publico, insólito, actual.).
- Debe ser noticioso.
- Invitar a todos los medios que les puede interesar (la prensa ignorada se puede molestar).
- Debe haber invitación que debe reflejar la información más importante pero básica.
- No brindar mucha información porque podría no llegar a quemarla la noticia .
- Invitación electrónica.
- Día, lugar, hora y que se va a informar en términos generales.
- Día debe estar disponible.
- Averiguar si hay otra actividad importante que pueda impedir la llegada de periodistas.
- No organizarlas ni Miércoles ni Viernes.(Consejo de gobierno).
- Mejor por la mañana.
- Tomar en cuenta la hora de cierra de los medios.No debe ser de más de una hora.
- Generalmente la televisión toma imágenes y se marcha.
- Decidir si de verdad el tema amerita entrevista.
- Elaborar presupuesto que tiene ser aprobado.
- Mensajes claves y locación.
- Diseñar invitación electrónicas y enviarlas a toda la prensa.
- Confirmar recepción de inivtados.
- Confirmar participación de los medios.
- Reunirse con el cliente, repasar los mensajes clave, logística y medios asistentes.
- Elaborar los ´´dossier de prensa´´.
- Contratar fotógrafo, camarógrafo o ambos.
- Contratar ´´catering service´´.
- Estar temprano (2 horas antes).
- Asignar parqueos.
- Colocar varios banners (afuera y adentro de la conferencia de prensa).
- Esperar a los periodistas en un lugar visible.
- Colocar agua en mesa principal.
- Colocar identificables de nombres en sala principal.
- Ubicar los lugares en donde se sentara cada uno
- Recibir cordialmente y tomar asistencia.
- Añadir si existen preguntas adicionales
-Entregar toda la información necesaria.
Después de la conferencia:
- Quedarse en la conferencia después de concluida.
- Hacer las Relaciones Públicas con el cliente.
- Comentar acerca de los medios.
- Enviar nota de prensa electrónica a la prensa que asistió y que falto.
- Enviar fotos a la prensa.
- Monitorear publicaciones.
- Enviar reporte al cliente (clipping) con las publicaciones y un análisis de las mismas (positiva, negativa).
- Se usa para desayuno (8-10 o 9-11 a.m.) o almuerzo (12-2 pm).
- Utilizar forma de mesa o espacios más estratégicos (forma de "U", mesas pequeñas, una mesa rectangular grande).
- Ubicación estratégica del vocero y medios.
- Si hay varias mesas ubicar un vocero en cada una.
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